Polityka Prywatności
i Ochrony Danych Osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych (uzasadnienie w sekcji 13). Funkcję koordynacji ochrony danych pełni Prezes Zarządu lub osoba przez niego upoważniona.

Jeśli nie masz czasu na cały dokument, oto esencja:

• Przetwarzamy tylko te dane, które są nam rzeczywiście potrzebne, i wyłącznie w jasno określonych celach.
• Gdy kontaktujesz się z nami przez formularz, e‑mail lub telefon — wykorzystujemy Twoje dane, by odpowiedzieć i obsłużyć sprawę.
• Gdy jesteś naszym klientem lub kontrahentem — przetwarzamy dane, by wykonać umowę i spełnić obowiązki podatkowo‑księgowe.
• Rozmowy z naszymi agentami głosowymi AI mogą być nagrywane — zawsze za uprzednią informacją i, gdy jest to wymagane, za Twoją zgodą.
• Korzystamy z plików cookies, by strona działała poprawnie i abyśmy mogli ją ulepszać.
• Twoje dane są szyfrowane, a dostęp do nich jest ograniczony i kontrolowany.
• Masz pełen zestaw praw wynikających z RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie, sprzeciw i inne) — opisujemy je w sekcji 9.

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy mamy ku temu jedną z podstaw określonych w art. 6 RODO:

• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO — zgoda — np. zgoda na nagrywanie rozmowy z agentem głosowym lub na działania marketingowe; zgodę możesz wycofać w każdej chwili;
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem — np. realizacja usług dla klientów i obsługa zapytań ofertowych;
• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO — obowiązek prawny — np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez okres wymagany przepisami;
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes administratora — np. zapewnienie prawidłowego działania i bezpieczeństwa strony oraz systemów IT, diagnostyka błędów, kontakt biznesowy, marketing bezpośredni do obecnych klientów oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń.

Dane eksploatacyjne oraz dane związane z cookies przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — naszym prawnie uzasadnionym interesem jest możliwość zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony, jej diagnostyka i ulepszanie.

Szczegółowy wykaz czynności przetwarzania wraz z podstawami prawnymi prowadzimy w wewnętrznym Rejestrze Czynności Przetwarzania (art. 30 RODO).

Podobnie jak większość stron internetowych, wykorzystujemy pliki cookies — niewielkie informacje tekstowe przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym (komputerze, tablecie, smartfonie), które mogą być odczytywane przez nasz system.

Cookies pozwalają nam:

• zapewnić prawidłowe funkcjonowanie strony,
• poprawić szybkość i bezpieczeństwo korzystania ze strony,
• korzystać z narzędzi analitycznych.

Cookies własne wykorzystujemy w celu poprawy działania serwisu. Cookies podmiotów trzecich wiążą się z funkcjami dostarczanymi przez zewnętrznych dostawców.

Zgoda na cookies. Podczas pierwszej wizyty wyświetlamy informację o stosowaniu plików cookies. Zaakceptowanie i zamknięcie tej informacji oznacza zgodę na ich wykorzystywanie zgodnie z niniejszą Polityką. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, usuwając pliki cookies i zmieniając ustawienia przeglądarki. Wyłączenie cookies może jednak utrudnić korzystanie z niektórych funkcji serwisu.

Ustawienia cookies zmienisz w swojej przeglądarce — instrukcje znajdziesz na stronach producentów (Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge).

Aby świadczyć usługi, korzystamy ze sprawdzonych dostawców działających jako podmioty przetwarzające (procesorzy). Z każdym z nich mamy zawartą umowę powierzenia przetwarzania (DPA) zgodną z art. 28 RODO. Należą do nich w szczególności:

• Dostawcy modeli i usług AI: OpenAI Ireland Ltd., Anthropic PBC, ElevenLabs Inc. — w celu działania agentów tekstowych i głosowych;
• Dostawcy infrastruktury: Twilio Inc. (telefonia/komunikacja), Google LLC oraz Google Ireland Limited (Google Workspace — poczta, przechowywanie danych w chmurze);
• Biuro księgowe: 7PM Księgowość Sp. z o.o. — obsługa rachunkowo‑podatkowa;
• Dostawca hostingu strony: Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133 Covina, CA 91723, USA (polityka prywatności), privacy@vercel.com, Address: c/o EDPO, Avenue Huart Hamoir 71, 1030 Brussels, Belgium

Twoje dane możemy też ujawnić — w wymaganym zakresie — organom administracji publicznej uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom podatkowym).

Nie sprzedajemy Twoich danych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim do ich własnych celów bez podstawy prawnej lub Twojej zgody.

Niektórzy z naszych dostawców (np. dostawcy modeli AI lub usług chmurowych) mogą przetwarzać dane poza EOG, gdzie nie obowiązuje wprost RODO. Dzieje się to wyłącznie w oparciu o instrumenty prawne przewidziane w rozdziale V RODO, gwarantujące odpowiedni poziom ochrony — w szczególności decyzję o adekwatności Komisji Europejskiej lub Standardowe Klauzule Umowne (SCC). Szczegóły zabezpieczeń stosowanych przez danego dostawcę znajdziesz w jego polityce prywatności; na życzenie przekażemy Ci listę przydatnych linków — napisz na rodo@chronofy.pl.

• Dane klientów i kontrahentów — przez czas trwania współpracy, a następnie przez okres niezbędny do realizacji obowiązków podatkowo‑księgowych, tj. przez 6 lat liczonych zgodnie z przepisami (pięć lat podatkowych może w praktyce oznaczać sześć lat kalendarzowych), oraz do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. nagrania, marketing) — do czasu wycofania zgody lub do ustania celu, w jakim zostały zebrane.
• Korespondencja i zapytania — przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz do celów dowodowych, nie dłużej niż wymaga tego nasz prawnie uzasadniony interes.
• Dane eksploatacyjne i logi serwera — przez okres niezbędny do diagnostyki, bezpieczeństwa i analizy, tj. przez 12 miesięcy, po czym są usuwane lub anonimizowane.

Przysługuje Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w każdej chwili:

• prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — możesz uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz ich kopię i informacje o celach, kategoriach, odbiorcach i okresie przechowywania;
• prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — możesz żądać poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
• prawo do usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO) — w przypadkach przewidzianych w RODO;
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a w przypadku marketingu bezpośredniego — w każdym czasie i bezwarunkowo;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia;
• prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (art. 22 RODO), w tym profilowaniu, wywołującej skutki prawne lub podobnie istotne (zob. sekcja 11).

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego (art. 77 RODO). W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

Dane eksploatacyjne oraz dane związane z cookies przetwarzamy w sposób zautomatyzowany, ale nie poddajemy ich profilowaniu w rozumieniu RODO.

W ramach usług agentów AI część operacji (np. obsługa rozmowy, klasyfikacja zapytania, kwalifikacja leada) odbywa się automatycznie. Projektujemy te systemy tak, aby działały na ściśle zdefiniowanych ścieżkach decyzyjnych, a w sprawach nietypowych lub istotnych przekazywały sprawę człowiekowi. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały, chyba że pozwala na to przepis prawa lub Twoja wyraźna zgoda — z zachowaniem gwarancji z art. 22 RODO.

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, a nasze praktyki opieramy na wymaganiach norm ISO/IEC 27001 (bezpieczeństwo informacji) oraz ISO/IEC 42001 (zarządzanie systemami sztucznej inteligencji). Należą do nich m.in.:

Przeanalizowaliśmy obowiązek wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (art. 37 RODO) i ustaliliśmy, że go nie spełniamy: nie prowadzimy monitorowania osób na dużą skalę, nie przetwarzamy w ramach standardowej działalności szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) i nie jesteśmy podmiotem publicznym. Z tego względu nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Koordynację ochrony danych pełni Prezes Zarządu lub osoba przez niego upoważniona; kontakt: rodo@chronofy.pl. Analizę tę ponawiamy co najmniej raz w roku oraz przy istotnych zmianach w działalności.

Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych sytuacjach niezbędne:

• dane eksploatacyjne i cookies są pobierane automatycznie podczas korzystania ze strony;
• aby zawrzeć i wykonać umowę oraz spełnić obowiązki podatkowo‑księgowe, część danych jest konieczna — bez ich podania nie będziemy mogli zrealizować usługi.

Dane pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie (w tym w sposób zautomatyzowany podczas korzystania ze strony) lub od podmiotu, który reprezentujesz albo w którego imieniu się z nami kontaktujesz.

Politykę możemy aktualizować w razie zmian w przepisach prawa, technologii lub sposobie przetwarzania danych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a istotne zmiany sygnalizujemy datą ostatniej aktualizacji u góry dokumentu. Politykę przeglądamy co najmniej raz w roku.